Verkiezingsreglement

Verkiezingsreglement ‘Foodservice award Nederland’, editie 2023 - versie mei 2022

Dit verkiezingsreglement is van toepassing op de ‘Foodservice Award Nederland’ editie 2023. De verkiezing wordt georganiseerd door Q&A Insights BV (hierna te noemen Q&A) in samenwerking met Rai Amsterdam (hierna te noemen Rai).

Deelnemers

1. De grootste foodservice bedrijven van Nederland met een minimale omzet van 5 miljoen euro of minimaal vijf vestigingen in Nederland* die of offline opereren in de categorieën. 1. Hotels & vakantieparken 2. Klassieke Horeca 3. Fastservice, 4. To Go, 5. Snackbars, 6. Speciaalzaken, 7. Marktkramen of online opereren in de categorie 1. Warme maaltijdbezorging, nemen automatisch deel aan de ‘Foodservice Award’ verkiezing editie 2023, hierna ook genoemd ‘deelnemers’.
   * Bron: Food 500 boekwerk, oktober 2019. Door ABN AMRO en FoodService Instituut Nederland.
2. Foodservice bedrijven met minimaal vijf vestigingen, passend binnen één van de bovengenoemde categorieën, kunnen zich aanmelden voor een (actieve) deelname aan de verkiezing via een formulier op de website info.foodserviceaward.nl. Dit geldt ook voor foodservice bedrijven met meer dan dertig vestigingen in Europa, waarvan minimaal drie in Nederland, hierna ook genoemd ‘deelnemers’.

Categorieën

3. Q&A en Rai bepalen de categorieën waarin de foodservice bedrijven beoordeeld worden. Deelnemers kunnen voorafgaand en tijdens de stemperiode een voorkeur voor categorie aangeven. Q&A en Rai behandelen deze aanvragen naar maatstaven van billijkheid & redelijkheid.
4. Q&A en Rai behouden zich het recht voor tot het toevoegen c.q. schrappen van categorieën. De categorieën worden jaarlijks herzien.

Stemmen (beoordelingen)

5. Een stem bestaat uit het geven van cijfers voor een aantal aspecten. Deze aspecten zijn voor offline en online spelers verschillend bepaald en zijn als volgt:
   

   Offline	Online
   Assortiment Een gevarieerd assortiment wat aansluit op mijn behoefte.	Assortiment Een gevarieerd assortiment wat aansluit op mijn behoefte.
   Gemak Het is makkelijk om hier een product aan te schaffen.	Bestelgemak Het is makkelijk een product te bestellen.
   Kwaliteit De kwaliteit van het product is hoog.	Kwaliteit De kwaliteit van het product is hoog
   Prijs Dit foodservice bedrijf biedt waarde voor mijn geld.	Prijs Dit foodservice bedrijf biedt waarde voor mijn geld.
   Bereikbaarheid De locatie is gemakkelijk te bereiken.	Bezorging De bezorging verloopt snel en probleemloos.
   Gastvrijheid De medewerker is vriendelijk en levert een bepaalde mate van service en/of kennis	Informatievoorziening  Het bedrijf stelt voldoende informatie beschikbaar om een keuze te maken voor een product.

   
   
6. Er zijn ‘primaire’ en ‘secundaire’ stemmen. Primaire beoordelingen zijn de eerste beoordelingen in de vragenlijst, secundaire beoordelingen zijn de beoordelingen die daarna volgen. Dus voor iemand die als eerste bedrijf A beoordeelt en bij het tweede deel bedrijf B en bedrijf C, is bedrijf A de primaire beoordeling. De andere twee tellen mee als secundaire beoordelingen. Een secundaire stem kan ook binnenkomen via een derde kanaal (via het Q&A Panel of eventuele panelpartners).

Stemgrens

7. Om in aanmerking te komen voor een nominatie voor een (categorie)prijs van de ‘Foodservice Award’ heeft een deelnemer minimaal 380 beoordelingen nodig.
8. Indien geen enkele of maar één foodservice bedrijf aan deze voorwaarde voldoet binnen een categorie, kunnen Q&A en Rai de stemgrens van 380 beoordelingen naar beneden bijstellen. Een categorie komt te vervallen als stemgrens tweemaal wordt verlaagd naar 200 respectievelijk 150 en er dan nog steeds niet voldoende (minimaal twee) partijen de stemgrens hebben behaald.
9. In een categorie worden minimaal twee en maximaal vijf foodservice bedrijven genomineerd. Wanneer er meer dan vijf deelnemers de stemgrens hebben behaald, worden de vijf bedrijven met het hoogste gecorrigeerd eindcijfer genomineerd.

Promotiematerialen

10. Deelnemers kunnen hun gasten c.q. de consument motiveren om hun bedrijf te beoordelen. Hulpmiddelen die daartoe onder andere ingezet kunnen worden zijn bijvoorbeeld gepersonaliseerde stemlinks, online banners en drukwerk. Q&A stelt deze promotiematerialen beschikbaar voor deelnemers om de verkiezing onder de aandacht te brengen bij de consument.
11. Het is voor deelnemers niet toegestaan om wijzigingen aan te brengen in de door Q&A beschikbaar gestelde promotiematerialen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Q&A. 12. Deelnemers die gebruik maken van artwork bestanden dan wel andere (niet door Q&A beschikbaar gestelde) promotiematerialen om beoordelingen te verzamelen, moeten dit vooraf ter goedkeuring aan Q&A voorleggen.
12. Middels deelname aan de verkiezing geven foodservice bedrijven toestemming aan Q&A om ingezonden materialen te gebruiken voor (online) publicatie.
13. Q&A kan een een ‘Quota Monitor’ of ‘Shopmonitor’ beschikbaar stellen. Met behulp van deze digitale tool kan de deelnemer tijdens de verkiezing bijhouden hoeveel beoordelingen zijn bedrijf heeft behaald. Er kunnen echter geen rechten worden ontleend aan deze tool ten aanzien van het aantal beoordelingen, gezien het feit dat hier na sluiting van de stemperiode nog een correctie op volgt (beoordelingen kunnen worden verwijderd o.a. door de maatregelen in artikel 22).

Consumentenprijzen

15. Q&A stelt een prijzenpakket samen voor respondenten om hen te stimuleren een beoordeling te geven. Alle respondenten maken kans op één van de prijzen uit dit prijzenpakket. Deelnemers mogen op geen enkele wijze communiceren met prijzen buiten dit vastgestelde prijzenpakket. De mogelijkheid om stemmen te ‘kopen’ met eigen prijzen door deelnemers is hiermee uitgesloten.

Overtreding reglement en controle

16. Overtreding van enige voorwaarde opgenomen in dit verkiezingsreglement door deelnemers kan leiden tot diskwalificatie. De uiteindelijke beslissing tot diskwalificatie ligt bij Q&A en/of Rai.
17. Q&A controleert gedurende de stemperiode steekproefsgewijs of er op de juiste wijze (en derhalve conform dit verkiezingsreglement) campagne wordt gevoerd. Indien uit de controle blijkt dat een bepaalde deelnemer met eigen c.q. andere prijzen communiceert dan wel gebruik maakt van niet goedgekeurde promotiematerialen en/of dat er een andere voorwaarden door de betreffende deelnemer wordt geschonden, volgt een waarschuwing en een vermindering van een door Q&A en/of Rai te bepalen aantal stemmen dan wel een diskwalificatie.
18. Q&A en/of partners zullen bij minimaal 50% van de actieve deelnemers checks doen op de wijze van het uitvoeren van campagnes.
19. Een notaris ziet toe op de opvolging door Q&A van de controles.

Verzamelen van beoordelingen

20. Het is niet toegestaan om respondenten in de vestigingen te laten stemmen op papier of via het beschikbare internetnetwerk van de vestiging. Wel is het mogelijk om e-mailadressen van respondenten te werven op locatie. Deze respondenten ontvangen een uitnodiging vanuit Q&A om op een later tijdstip deel te nemen aan de verkiezing. Tevens is het mogelijk om een potentieel respondent te verwijzen naar de website www.foodserviceaward.nl waar de respondent zich kan aanmelden om de vragenlijst in te vullen.
21. Het is voor medewerkers van Q&A en Rai Amsterdam en het notariskantoor niet toegestaan om te stemmen (c.q. deel te nemen als respondent aan de verkiezing).
22. Na de stemperiode wordt er een analyse uitgevoerd met controleslagen waaronder, doch niet beperkt tot:
    1. meerdere beoordelingen: bij twee of meer beoordelingen voor één foodservice bedrijf in dezelfde categorie vanaf één e-mailadres wordt één beoordeling meegenomen en worden de overige beoordelingen verwijderd.
    2. snelheid invullen vragenlijst: beoordelingen die volledig zijn ingevuld binnen een tijdsbestek van 60 seconden worden verwijderd aangezien zeer te betwijfelen is dat deze beoordelingen serieus zijn ingevuld;
    3. IP-adressen: er wordt een controle uitgevoerd op door respondenten gebruikte IP-adressen. Bij meer dan drie beoordelingen vanaf één IP-adres voor één foodservice bedrijf in dezelfde categorie worden drie beoordelingen meegenomen en de overige beoordelingen worden verwijderd.
    Beoordelingen die voldoen aan deze controleslagen worden gebruikt voor de uiteindelijke eindcijfers. Hier dient rekening gehouden te worden met een vermindering in stemmen, waardoor de stemgrens niet meer wordt behaald.
23. Van het gemiddelde eindcijfer wordt een correctie op basis van het aantal beoordelingen afgetrokken om het gecorrigeerde eindcijfer te berekenen. Deze berekening is zo opgebouwd dat een hoger aantal beoordelingen zorgt voor een lagere correctie op het gemiddelde eindcijfer.
24. Op het moment dat de digitale vragenlijst niet ingevuld kan worden (‘er kan geen stem worden uitgebracht’) voor een periode langer dan 24 uur, wordt de stemperiode verlengd met dezelfde tijdsduur die verloren is gegaan.

Categoriewinnaars

25. De categoriewinnaar is het genomineerde foodservice bedrijf met het hoogste gecorrigeerde eindcijfer.
26. Bij foodservice bedrijven die exact hetzelfde gecorrigeerd eindcijfer hebben, wordt gekeken naar het ongecorrigeerde eindcijfer. Als dit cijfer voor de betreffende deelnemers ook exact hetzelfde is, wordt de deelnemer met het hoogste aantal stemmen (na analyse) als winnaar uitgeroepen.
27. Categoriewinnaars mogen het logo dat is gekoppeld aan de categorieprijs uitsluitend gebruiken volgens de licentievoorwaarden dat met het logo wordt verstrekt.

Overallwinnaars

28. Foodservice bedrijven die een categorieprijs hebben gewonnen én een offline speler zijn maken kans op de overalltitel. Aangezien de online spelers worden beoordeeld op basis van andere criteria maken zij geen kans op de overall prijs.
29. De overallwinnaar is de categoriewinnaar met het hoogste, gecorrigeerde eindcijfer.
30. De overallwinnaar mag het logo dat is gekoppeld aan de overallprijs uitsluitend gebruiken volgens het licentiereglement dat met het logo wordt verstrekt.

Persoonsgegevens

31. Q&A en Rai respecteren de privacy van de deelnemers van de verkiezing. Voor meer informatie over hoe Q&A en Rai met de persoonsgegevens van de deelnemers omgaan, raadpleeg dan de aparte Privacy Statements van Q&A en Rai.
32. Q&A zal alle persoonlijke informatie die aan haar in het kader van het doen van een beoordeling wordt verstrekt door de respondent in overeenstemming met de AVG behandelen. Hiervoor heeft Q&A een apart Privacy Statement opgesteld.

Aansprakelijkheid

33. Q&A alsmede haar zuster- en moedermaatschappij(en) en Rai kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor enige uit deelname aan deze verkiezing voortvloeiende schade. Iedere verantwoordelijkheid en/of aansprakelijkheid voor directe, immateriële of indirect schade waaronder begrepen gevolgschade en gederfde inkomsten die het gevolg is van deelname aan en/of de uitslag van de verkiezing en/of het uitbrengen van een stem worden door Q&A en Rai uitdrukkelijk verworpen.
34. Over de uitslag van de verkiezing kan niet worden gediscussieerd c.q. gecorrespondeerd.

Intellectueel eigendom

35. Alle aangeboden informatie behorende bij de uitvoering van de Verkiezing, waaronder teksten op de website en/of in de vragenlijst, grafisch materiaal, logo’s, URL-en alsmede beeld- en geluidsmateriaal, is auteursrechtelijk beschermd. Het intellectuele eigendomsrecht hierop is van Q&A en/of haar moeder organisatie Avantage BV. Iedere openbaarmaking of verveelvoudiging van intellectuele eigendommen van Q&A en/of aan haar gelieerde partners, is verboden zonder hiervoor voorafgaand de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Q&A te hebben ontvangen.

Slotbepalingen

36. Dit document is zeer zorgvuldig tot stand gekomen, maar fouten (waaronder tekstuele/druk en/of vertaalfouten) zijn voorbehouden.
37. In alle zaken waarin dit verkiezingsreglement niet voorziet, beslissen Q&A en/of Rai.